Unser Verwaltungssystem –
offen erklärt
Wir glauben an Transparenz. Deshalb erklären wir hier, womit wir Anfragen verwalten, wo Ihre Daten liegen und warum das alles auf unserem eigenen Server läuft.
Kein kommerzielles Tool – sondern ein Werkzeug für gute Arbeit
CRM steht für Customer Relationship Management – ein Begriff aus der Geschäftswelt. In unserem Projekt bedeutet das jedoch etwas anderes: Es ist kein Verkaufstool, sondern ein System, das uns hilft, Anfragen strukturiert, sorgfältig und DSGVO-konform zu bearbeiten.
Wenn Sie uns eine Hilfeanfrage schicken, eine Datenschutzanfrage stellen oder einfach eine E-Mail schreiben, landet das nicht in einem anonymen Postfach – sondern wird in unserem System erfasst, damit wir nichts vergessen und jede Anfrage ordentlich bearbeiten können.
CiviCRM – Open Source, speziell für gemeinnützige Projekte
Wir nutzen CiviCRM, eine freie Open-Source-Software, die weltweit von Non-Profit-Organisationen, Vereinen und sozialen Projekten eingesetzt wird. Sie wurde von Anfang an für genau diesen Zweck entwickelt: verantwortungsvoller Umgang mit Kontakten und Anfragen ohne kommerzielles Interesse.
Der Quellcode ist öffentlich einsehbar – jeder kann nachschauen, was die Software tut. Das ist uns wichtig.
Struktur, Verlässlichkeit und Rechenschaftspflicht
Gerade weil wir ehrenamtlich arbeiten, brauchen wir ein verlässliches System. Ohne strukturierte Verwaltung würden Anfragen untergehen, Kommunikationsverläufe gehen verloren und wir könnten unserer Sorgfaltspflicht nicht nachkommen.
- Bearbeitung von Hilfeanfragen auf nachvollziehbare und strukturierte Weise
- Vollständige Dokumentation von Kommunikationsverläufen
- Schutz vor Datenverlust durch organisierte Speicherung
- Verwaltung wiederkehrender Anfragen ohne Mehraufwand
- Einhaltung der Dokumentationspflichten gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Eigene Hardware – kein Cloud-Anbieter
Das Wichtigste vorab: Wir nutzen keine externe Cloud-CRM-Lösung. Ihre Daten landen nicht bei Salesforce, HubSpot oder einem anderen kommerziellen Anbieter.
Stattdessen betreiben wir unser System vollständig selbst – auf eigener Hardware, in einer privaten Serverumgebung in Deutschland. Das gibt uns maximale Kontrolle darüber, wer Zugriff hat und was mit den Daten passiert.
Eigener Server
Dedizierte Hardware in Deutschland
Proxmox
Virtualisierungsumgebung für isolierte Dienste
CloudPanel
Serververwaltung in der virtuellen Maschine
CiviCRM Standalone
Unabhängige CRM-Installation ohne WordPress
Ein kleiner Blick hinter die Kulissen: So sieht unsere Proxmox-Übersicht aus – die Schaltzentrale unserer selbstverwalteten Serverumgebung.
Was wir speichern – und was nicht
Wir speichern nur, was für die Bearbeitung Ihrer Anfrage notwendig ist. Kein Tracking, keine Analyse, keine Weitergabe an Dritte.
- Name und E-Mail-Adresse
- Inhalte von Hilfeanfragen
- Kommunikationsverlauf
- Bearbeitungsnotizen (intern)
- Dokumentation von Datenschutzanfragen
Zur Veranschaulichung: So sieht ein strukturierter Kontaktdatensatz in CiviCRM aus. Die gezeigten Daten sind vollständig fiktiv.
DSGVO-konform – das ist kein Marketing
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. Für uns ist das keine Pflichtübung, sondern ein Grundsatz: Wer mit vulnerablen Menschen arbeitet, trägt besondere Verantwortung.
Die Speicherung bestimmter Daten kann auch erforderlich sein, um unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachzukommen – also um nachzuweisen, dass wir Anfragen ordnungsgemäß bearbeitet haben.
