Speicherfristen &
Aufbewahrungsfristen
Hier finden Sie eine vollständige Übersicht, wie lange wir welche Daten aufbewahren – und was danach mit ihnen passiert.
Wir löschen nicht – wir anonymisieren. Das bedeutet: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden nach Ablauf der Frist automatisiert durch Platzhalter ersetzt, identifizierende Kommunikationsinhalte werden gelöscht. Der Datensatz enthält danach keine Angaben mehr, die eine Identifizierung ermöglichen – er gilt gemäß Erwägungsgrund 26 DSGVO nicht mehr als personenbezogener Datensatz.
Zwei Ausnahmen: Der Teilnahmevertrag des Videoprojekts „Die Stimme der Straße“ muss aus rechtlichen Gründen länger aufbewahrt werden (siehe unten). Und für Dateien ohne Personenbezug – etwa die Berichte der monatlichen Aktualitätsprüfung unserer Hilfsangebote – gilt das Umgekehrte: Sie enthalten nichts, was sich anonymisieren ließe, und werden deshalb vollständig gelöscht.
Technische Umsetzung: CiviCRM GDPR-Extension
Für die Anonymisierung nutzen wir innerhalb von CiviCRM die Open-Source-Erweiterung „General Data Protection Regulation“ (GDPR-Extension). Die Erweiterung läuft auf unserem eigenen Server in Berlin – es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.
Beim sogenannten „Forget me“-Verfahren werden automatisiert folgende Schritte ausgeführt:
- Anzeigename → standardisierter Platzhalter
Anonymisiert - E-Mail-Adresse → zufällige Adresse auf ungültiger Domain (RFC 2606 reserviert
.invalid) - Telefonnummern und postalische Adressen → entfernt bzw. geleert
- Aktivitäten mit Kommunikationsinhalt (Inbound/Outbound E-Mails) → vollständig gelöscht
- Statistische Metadaten (Aktivitätstyp, Datum, Region) → bleiben anonym im System
Das Verfahren ist technisch nicht reversibel. Nach einer Anonymisierung ist eine Kontaktaufnahme zum ursprünglichen Datensatz nicht mehr möglich – eine erneute Anfrage führt zur Anlage eines neuen Kontakts.
Warum wir Prüfdateien löschen statt anonymisieren. Einmal im Monat gleichen wir die Hilfsangebote auf unseren Stadtseiten mit den Internetseiten der Träger ab. Dabei entstehen ein Prüfbericht und eine Ergebnisdatei. Sie liegen ausschließlich auf einem Arbeitsrechner bei uns und enthalten Anschriften, Telefonnummern und Öffnungszeiten von Einrichtungen – keine Angaben zu Hilfesuchenden. Anonymisieren ließe sich daran nichts, deshalb werden die Dateien nach zwölf Monaten gelöscht.
Die Frist hat einen einfachen Zweck: Wenn jemand fragt, warum wir die Adresse einer Einrichtung geändert haben, wollen wir das belegen können. Nach einem Jahr ist die Angabe längst mehrfach neu geprüft worden – dann hat die alte Datei keinen Nutzen mehr. Die Seiteninhalte der Träger speichern wir gar nicht erst; festgehalten wird nur ein Vergleichswert, an dem sich erkennen lässt, ob sich eine Seite seit dem Vormonat verändert hat.
Eine Einschränkung nennen wir ausdrücklich: Bei manchen Trägern stehen Adresse und Telefonnummer nur im Impressum, und dort finden sich fast immer auch Namen von Verantwortlichen. Wir werten diese Namen nicht aus, speichern sie nicht gesondert und führen sie mit nichts zusammen; die eingesetzte KI ist angewiesen, für ihre Belegstellen keine Personennamen zu zitieren. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wie das Verfahren im Einzelnen abläuft, erklären wir auf der Seite Qualität & Transparenz.
Wichtiger Hinweis: Löschantrag und das Videoprojekt
Wenn Sie als Teilnehmer des Videoprojekts „Die Stimme der Straße“ einen Antrag auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO stellen, hat dies zwingend die vollständige Entfernung aller veröffentlichten Videoinhalte zur Folge, in denen Sie erkennbar sind. Der Teilnahmevertrag ist der einzige Nachweis Ihrer Einwilligung zur Veröffentlichung. Ohne diesen Nachweis dürfen wir Ihre Aufnahmen nicht weiter verwenden.
Wir entfernen das Video in diesem Fall unverzüglich von YouTube, allen Social-Media-Kanälen und unseren eigenen Servern. Anschließend wird der Kontaktdatensatz mithilfe der GDPR-Extension anonymisiert. Bitte beachten Sie, dass wir keinen Einfluss auf bereits durch Dritte gespeicherte oder weiterverbreitete Kopien haben.
| Datenquelle / Kanal | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage | Was danach passiert | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Formulare auf der Homepage | ||||
| Hilfsanfrage (Speicherwahl: Ja) | 3 Jahre | Art. 6 I lit. a, f | Anonymisierung via GDPR-Extension | Bei Widerruf der Einwilligung: sofortige Anonymisierung |
| Hilfsanfrage (Speicherwahl: Nein) | Sofort | Art. 6 I lit. a | Anonymisierung direkt nach Bearbeitung | Wahl im Formular durch Nutzer selbst getroffen |
| DSGVO-Anfrage (Auskunft, Löschung etc.) | 3 Jahre | Art. 6 I lit. c, f | Anonymisierung nach Fristablauf | Dokumentationspflicht Art. 5 Abs. 2 DSGVO |
| Bewerbung „Die Stimme der Straße“ (ohne Vertrag) | 3 Jahre | Art. 6 I lit. a | Anonymisierung via GDPR-Extension | Bei Ablehnung: Anonymisierung nach Entscheidung |
| Direkte Kommunikation | ||||
| E-Mail (info@obdachlosenwegweiser.org) | 2 Jahre | Art. 6 I lit. f | Anonymisierung via GDPR-Extension | – |
| WhatsApp (Business) | 2 Jahre | Art. 6 I lit. f | Anonymisierung der CiviCRM-Notiz | Chat selbst unterliegt WhatsApp-Datenschutz |
| Telefon (Gesprächsnotiz) | 2 Jahre | Art. 6 I lit. f | Anonymisierung der Notiz | Keine Aufnahmen, nur Notiz |
| Briefpost (eingescannt) | 2 Jahre | Art. 6 I lit. f | Anonymisierung des Scan-Eintrags im CRM | Original nach Scan datenschutzkonform vernichtet |
| Social Media (Direktnachrichten als CRM-Notiz) | 2 Jahre | Art. 6 I lit. f | Anonymisierung der CiviCRM-Notiz | Nur projektrelevanter Inhalt wird übertragen |
| Videoprojekt „Die Stimme der Straße“ – Teilnahmevertrag | ||||
| Teilnahmevertrag (aktive Teilnehmer) | Video-Laufzeit + 3 J. | Art. 6 I lit. b, f | Anonymisierung erst nach vollständiger Videoentfernung | ⚠️ Löschantrag = Videoentfernung. Vertrag = Nachweis der Einwilligung |
| Technische Systeme – Server | ||||
| Server-Logfiles (Hetzner) | 14 Tage | Art. 6 I lit. f | Automatische Löschung durch Hetzner | IP-Adressen werden anonymisiert |
| Datensicherungen / Backups | max. 3 Monate | Art. 6 I lit. f | Automatisches Überschreiben | Keine aktive Verarbeitung aus Backups |
| Monatliche Aktualitätsprüfung der Hilfsangebote | ||||
| Prüfbericht (Ergebnis des Monatslaufs) | 12 Monate | Art. 6 I lit. f | Vollständige Löschung der Datei | Angaben von Einrichtungen – keine Daten von Hilfesuchenden |
| Ergebnisdatei (Befunde für das Redaktionswerkzeug) | 12 Monate | Art. 6 I lit. f | Vollständige Löschung der Datei | Dient dem Nachweis, warum eine Angabe geändert wurde |
| Vergleichswert der Trägerseiten | bis zum nächsten Lauf | Art. 6 I lit. f | Überschreiben beim Folgemonat | Kein Seiteninhalt gespeichert, nur ein Prüfwert |
| Cookies – WordPress (essenziell, immer aktiv) | ||||
| wpEmojiSettingsSupports | Session | Art. 6 I lit. f | Automatisch beim Schließen des Browsers | Speichert Browser-Details für Emoji-Darstellung |
| wp-settings-time-* | 1 Jahr | Art. 6 I lit. f | Automatisch nach 1 Jahr | Speichert Nutzereinstellungen (nur eingeloggte Nutzer) |
| wp-settings-* | Persistent | Art. 6 I lit. f | Manuell oder bei Browser-Reset | Speichert Nutzereinstellungen (nur eingeloggte Nutzer) |
| Cookies – Complianz (essenziell, Cookie-Einwilligung) | ||||
| cmplz_consented_services | 365 Tage | Art. 6 I lit. c | Erneute Abfrage nach Ablauf | Speichert eingewilligte Dienste |
| cmplz_policy_id | 365 Tage | Art. 6 I lit. c | Erneute Abfrage nach Ablauf | Speichert akzeptierte Cookie-Richtlinien-ID |
| cmplz_marketing, cmplz_statistics, cmplz_preferences, cmplz_functional | 365 Tage | Art. 6 I lit. c | Erneute Abfrage nach Ablauf | Speichert Einwilligungsstatus je Cookie-Kategorie |
| cmplz_banner-status | 365 Tage | Art. 6 I lit. c | Erneute Abfrage nach Ablauf | Speichert ob Cookie-Banner bereits geschlossen wurde |
| wp_consent_* | 1 Monat | Art. 6 I lit. c | Erneute Abfrage nach Ablauf | Speichert Cookie-Einwilligungseinstellungen |
| Cookies – Google Analytics (nur bei Einwilligung) | ||||
| _ga (Cookie) | 13 Monate | Art. 6 I lit. a | Automatische Löschung im Browser | Cookie-Laufzeit – unterscheidet Nutzer, IP anonymisiert |
| _ga_* (Cookie) | 13 Monate | Art. 6 I lit. a | Automatische Löschung im Browser | Cookie-Laufzeit – Sitzungsstatus für Analytics |
| Google Analytics – Nutzerdaten (Serverseite) | 2 Monate | Art. 6 I lit. a | Automatische Löschung bei Google | Eingestellt unter: GA4 > Datenaufbewahrung. Nur bei Einwilligung aktiv. |
| Cookies – YouTube (nur bei Einwilligung) | ||||
| GPS | Session | Art. 6 I lit. a | Automatisch beim Schließen des Browsers | Speichert Standortdaten für YouTube |
| VISITOR_INFO1_LIVE | 6 Monate | Art. 6 I lit. a | Automatische Löschung nach 6 Monaten | Schätzt Bandbreite des Nutzers |
| YSC | Session | Art. 6 I lit. a | Automatisch beim Schließen des Browsers | Speichert und verfolgt Interaktionen mit YouTube |
| PREF | 8 Monate | Art. 6 I lit. a | Automatische Löschung nach 8 Monaten | Speichert YouTube-Nutzereinstellungen |
So unterscheidet sich Anonymisierung von Löschung
Wir setzen auf Anonymisierung statt vollständiger Löschung. Das ist nach DSGVO gleichwertig – ein anonymisierter Datensatz gilt nach Erwägungsgrund 26 DSGVO nicht mehr als personenbezogenes Datum. Der Vorteil: Wir können nachweisen, dass wir Anfragen bearbeitet haben – ohne dass dabei noch Rückschlüsse auf Sie möglich sind. Die Anonymisierung wird durch die GDPR-Extension in CiviCRM automatisiert und ist technisch nicht reversibel.
Anders bei Daten, die von vornherein keinen Personenbezug haben: Die Prüfdateien der monatlichen Aktualitätsprüfung enthalten Angaben von Einrichtungen, nichts über Menschen. Dort gäbe es nichts zu anonymisieren – diese Dateien werden nach Fristablauf schlicht gelöscht.
❌ Diese Felder werden ersetzt / geleert / gelöscht:
- Vorname → „Anonymisiert“
- Nachname → (leer)
- E-Mail-Adresse → zufällige Adresse auf .invalid-Domain
- Telefonnummer → (leer)
- Straße / Adresse → (leer)
- Inhalt von E-Mail-Korrespondenz → vollständig gelöscht
✅ Diese Felder bleiben erhalten (anonym):
- Art der Anfrage (z.B. „Hilfsanfrage“)
- Status (z.B. „Abgeschlossen“)
- Datum der Anfrage
- Region / Bundesland (optional)
- Anonymisierungs-Zeitstempel (für Dokumentation)
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